1. Registrierung & Mandant anlegen
Nach der kostenlosen Registrierung auf der CompanyFin-Plattform werden Sie vom Einrichtungs-Assistenten begrüßt.
- Konto anlegen: Geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein. Sie erhalten umgehend eine Bestätigungs-E-Mail.
- Organisation benennen: Tragen Sie den offiziellen Firmennamen Ihrer Gesellschaft ein, exakt wie er im Handelsregister eingetragen ist (z. B. MusterTech UG (haftungsbeschränkt) oder Beispiel Solutions GmbH).
- Währung: Als Standardwährung ist der Euro (€) voreingestellt.
2. Firmenstammdaten & Steuernummern
Vollständige Stammdaten sind die Voraussetzung für GoBD-konforme Rechnungs- und DATEV-Exporte. Navigieren Sie im Dashboard zu Einstellungen → Firmenstammdaten:
| Feld | Bedeutung / Format | Wichtig für |
|---|---|---|
| Firmenname & Rechtsform | Offizielle Firmierung lt. Handelsregister | Rechnungsangaben nach § 14 UStG, DATEV-Header |
| Handelsregisternummer | z. B. HRB 12345 (Amtsgericht München) | Geschäftsbrief-Pflichtangaben (§ 35a GmbHG) |
| Steuernummer | 13-stelliges Finanzamts-Format (z. B. 12/345/67890) | Umsatzsteuer-Voranmeldung, DATEV-Stammdaten |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | DE + 9 Ziffern (z. B. DE123456789) | Reverse-Charge-Abrechnungen im B2B-EU-Ausland |
| Wirtschaftsjahr | In der Regel Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.) | Buchungsperioden und Stichtagsabgrenzung |
3. SKR04 & Buchungsjahr konfigurieren
CompanyFin arbeitet mit dem deutschen Standardkontenrahmen SKR04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip.
- Standard-Sachkonten: Typische Konten für SaaS-Geschäftsmodelle, Marketing, Lizenzen und Reisekosten sind vorkonfiguriert.
- Individuelle Konten: Sie können jederzeit unter Buchhaltung → Kontenplan spezifische Unterkonten oder abweichende Erlöskonten ergänzen.
- Aktives Wirtschaftsjahr: Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das Sie Buchungen erfassen möchten. Zurückliegende Perioden können nach dem Monatsabschluss gesperrt werden, um versehentliche Änderungen zu verhindern.
4. Benutzerrollen & Kanzleizugang
In vielen Unternehmen bereitet das interne Team die Belege vor, während die externe Steuerberatungskanzlei den Monats- und Jahresabschluss durchführt. CompanyFin unterstützt eine granulare Rollenverteilung:
| Rolle | Berechtigungen | Typischer Nutzer |
|---|---|---|
| Administrator / Inhaber | Voller Zugriff, Organisationseinstellungen, Abrechnung, Benutzerverwaltung | Geschäftsführer, CFO |
| Buchhalter | Belege hochladen, Bankkonten abgleichen, Kontierung prüfen, Exporte erstellen | Internal Finance, Assistenz |
| Steuerberater / Reviewer | Lesezugriff auf alle Buchungsstapel, Belege und direkter DATEV-Download | Externe Kanzlei |
5. Checkliste: Startklar in 15 Minuten
Mit diesen 5 Schritten ist Ihre Organisation vollständig betriebsbereit:
- Firmendaten vervollständigen: Name, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr. und Handelsregister hinterlegt.
- Bankkonto verknüpfen: Primäres Geschäftskonto über die PSD2-Open-Banking-Schnittstelle angebunden.
- E-Mail-Postfach für Belege einrichten: Beleg-Weiterleitung an Ihre persönliche CompanyFin-Inbox aktivieren.
- Erste Belege hochladen: Testrechnung hochladen und automatische OCR-Erkennung überprüfen.
- Kanzleiparameter abstimmen: Beraternummer und Mandantennummer mit der Steuerberatung abgleichen.
6. Nächste Schritte: Banken & Belege
Nach erfolgreicher Grundeinrichtung können Sie Ihre Bankkonten anbinden und die ersten Eingangs- und Ausgangsrechnungen verarbeiten: