1. Wie die KI-Belegerfassung funktioniert
Die Belegerfassungs-Pipeline von CompanyFin kombiniert hochauflösende OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) mit spezialisierten Sprachmodellen für deutsches Steuerrecht:
- Vorverarbeitung: Begradigung von Scans, Kontrastoptimierung und Bereinigung von Thermopapier-Artefakten.
- Strukturanalyse: Erkennung von Tabellenzeilen, Kopf- und Fußzeilen sowie Pflichtangaben nach § 14 UStG.
- Semantische Extraktion: Identifikation der fachlichen Bedeutung (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto, USt, Brutto).
- Plausibilitätsprüfung: Mathematischer Abgleich: Ergibt Netto + USt = Brutto? Weicht die Rechnung ab, wird ein Warnhinweis eingeblendet.
2. Automatisch extrahierte Datenfelder
Folgende Attribute werden für jeden hochgeladenen Beleg automatisch ermittelt:
| Feld | Bedeutung | Nutzung in der Buchhaltung |
|---|---|---|
| Lieferant / Kreditor | Name und Anschrift des Rechnungsstellers | Kreditoren-Zuordnung, IBAN-Abgleich |
| Rechnungsnummer | Eindeutige fortlaufende Nummer | DATEV-Belegfeld 1, Verwendungszweck-Matching |
| Belegdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung | Periodenabgrenzung, Vorsteuer-Fälligkeit |
| Bruttobetrag & Währung | Zahlbetrag (EUR, USD, GBP) | Abgleich mit der Bankbuchung |
| USt-Sätze & Vorsteuer | 19 %, 7 %, 0 % oder § 13b Reverse Charge | Automatische Berechnung der Vorsteuerforderung |
3. Steuersätze & SKR04-Vorkontierung
Die KI erkennt anhand des Lieferanten und der Leistungsbeschreibung den sachlichen Aufwand und schlägt das passende SKR04-Konto vor:
| Belegbeispiel | Erkannter Steuersatz | Vorgeschlagenes SKR04-Konto |
|---|---|---|
| GitHub / AWS / Figma (EU / US) | 0 % Reverse Charge (§ 13b UStG) | 6815 (EDV-Software & Cloud) mit BU-Schlüssel 19 |
| Büromaterial (Stifte, Papier) | 19 % Regelsteuersatz | 6815 / 6800 (Bürobedarf) |
| Fachliteratur / Fachbücher | 7 % ermäßigter Steuersatz | 6820 (Fachliteratur) |
| Deutsche Bahn Ticket | 7 % ermäßigter Steuersatz | 6673 (Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten) |
4. Upload-Kanäle: Web, Mail & Mobile
Belege können auf drei bequemen Wegen in das System gelangen:
- Drag & Drop im Web-Dashboard: Mehrere PDF-Dateien gleichzeitig per Maus in den Uploadbereich ziehen.
- Automatischer E-Mail-Import: Jede Organisation erhält eine persönliche E-Mail-Adresse (z. B.
firma@belege.companyfin.de). Richten Sie einfach eine Weiterleitungsregel in Ihrem Mailprogramm ein. - Foto per Smartphone: Papierquittung unterwegs fotografieren und direkt über die responsive Web-App hochladen.
5. Qualitätsprüfung & Selbstlernende Regeln
Die KI dient als intelligenter Assistent – die Entscheidungsgewalt bleibt beim Nutzer. Sollte die KI ein Konto einmal abweichend von Ihrem Wunsch kontieren, korrigieren Sie die Auswahl mit einem Klick.
CompanyFin merkt sich die getroffene Zuordnung für den entsprechenden Lieferanten, sodass zukünftige Rechnungen desselben Anbieters automatisch mit Ihrem Wunschkonto verknüpft werden.
6. GoBD-Konformität & Speicherung
Das hochgeladene Originaldokument wird revisionssicher gespeichert und erhält einen kryptografischen Prüfhash. Beim DATEV-Export wird die unveränderte Originaldatei zusammen mit dem Buchungssatz an Ihren Steuerberater übergeben.