Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese AGB gelten für Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Plattform „CompanyFin“ zwischen der ShiftCore UG (haftungsbeschränkt), Weilstraße 10, 65183 Wiesbaden, vertreten durch den Geschäftsführer Tim Prellwitz (nachfolgend „Anbieter“), und dem Kunden.
Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Individuelle Vereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und ein gegebenenfalls geschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag gehen diesen AGB bei Widersprüchen vor.
2. Registrierung und Vertragsschluss
Produktdarstellungen sind kein bindendes Angebot. Mit Absenden der Registrierung unter Bestätigung dieser AGB gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines unentgeltlichen Testvertrags ab. Der Vertrag kommt durch Freischaltung des Kontos zustande. Ein entgeltlicher Vertrag kommt erst zustande, wenn der Kunde im Bestellprozess einen kostenpflichtigen Tarif auswählt und der Anbieter beziehungsweise der eingebundene Zahlungsdienst den Abschluss bestätigt.
Die handelnde Person versichert, zur Registrierung und zum Vertragsschluss für den Kunden berechtigt zu sein. Angaben müssen vollständig und richtig sein und aktuell gehalten werden. Jeder Kunde darf nur Konten in geschäftlichem Zusammenhang und unter Beachtung aller anwendbaren Vorschriften nutzen.
3. Kostenlose Testphase
Der Testzugang beginnt mit Freischaltung und endet nach 14 Tagen automatisch. Es ist keine Kreditkarte erforderlich und es findet keine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Tarif statt. Nach Ablauf kann der Funktionszugriff eingeschränkt werden. Ein Anspruch auf erneute Testphasen besteht nicht.
Testzugänge können hinsichtlich Volumen, Funktionen, Speicher, Schnittstellen und Support beschränkt sein. Der Kunde muss benötigte Daten vor Ende des Zugangs exportieren.
4. Leistungen und Leistungsänderungen
CompanyFin unterstützt insbesondere Belegimport und automatische Texterkennung aus Belegdokumenten (OCR), Transaktionsimport und Bank-Synchronisation, Zuordnung und Kategorisierung, Buchungsvorschläge, Finanzanalysen, DATEV-Exporte sowie – tarifabhängig – API- und MCP-Zugriffe. Maßgeblich sind die bei Bestellung ausgewiesene Tarifbeschreibung und Leistungsgrenzen.
Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der vereinbarten Funktionen, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen, steuerlichen oder buchhalterischen Erfolg. Darstellungen in Werbung, Dokumentation oder Demos sind Leistungsbeschreibungen und keine Garantien, sofern sie nicht ausdrücklich als Garantie bezeichnet werden.
Der Anbieter darf die Plattform weiterentwickeln, Oberflächen und technische Verfahren ändern, Sicherheitsmaßnahmen einführen und Funktionen durch gleichwertige Lösungen ersetzen, soweit Vertragszweck und berechtigte Interessen des Kunden nicht unangemessen beeinträchtigt werden. Wesentliche nachteilige Änderungen werden rechtzeitig angekündigt; bei nicht nur unerheblicher Beeinträchtigung erhält der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Änderungszeitpunkt.
5. Verfügbarkeit, Wartung und Support
Sofern nicht in einem gesonderten Service Level Agreement anders vereinbart, wird kein bestimmter jährlicher Verfügbarkeitswert garantiert. Der Anbieter strebt eine hohe Verfügbarkeit an. Ausgenommen sind angekündigte Wartung, notwendige Sicherheitsmaßnahmen, Störungen außerhalb des beherrschbaren Bereichs sowie höhere Gewalt.
Wartung wird nach Möglichkeit in nutzungsarmen Zeiten durchgeführt. Support erfolgt über die in Anwendung oder Website genannten Kanäle während üblicher Geschäftszeiten. Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten sind nur geschuldet, wenn sie individuell vereinbart wurden.
6. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
Der Kunde ist insbesondere verpflichtet:
- Zugangsdaten, Session-Zugänge und API-Schlüssel geheim zu halten, individuelle Benutzerzugänge zu verwenden und Verdachtsfälle unverzüglich zu melden;
- nur erforderliche, rechtmäßig erhobene Daten zu verarbeiten, Informationspflichten zu erfüllen und Rechte an Dokumenten und Daten sicherzustellen;
- keine Schadsoftware, rechtswidrigen Inhalte oder Daten ohne ausreichende Rechtsgrundlage einzustellen und keine Sicherheits- oder Belastungstests ohne Zustimmung vorzunehmen;
- Ergebnisse, Zuordnungen, Steuerkennzeichen, Buchungssätze, Exporte, Fristen und Stammdaten vor weiterer Verwendung fachkundig zu kontrollieren;
- eigene gesetzlich erforderliche Sicherungen, Exporte, Verfahrensdokumentationen und Aufbewahrungsmaßnahmen rechtzeitig vorzunehmen;
- angeschlossene Banken, Zahlungsdienste, KI-Assistenten und Drittsysteme nur im zulässigen Umfang zu verwenden und deren Berechtigungen regelmäßig zu prüfen.
Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer diese Bedingungen einhalten. Er haftet für Aktivitäten unter seinen Zugängen, soweit er diese zu vertreten hat.
7. Keine Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung; KI-Ergebnisse
CompanyFin ist ein technisches Werkzeug und ersetzt weder Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung noch Anlage- oder Insolvenzberatung. Der Anbieter übernimmt insbesondere keine Einreichung von Steuererklärungen, keine Fristenkontrolle gegenüber Behörden und keine Prüfung der materiellen Rechtmäßigkeit von Buchungen.
Funktionen zur automatischen Texterkennung (OCR), Zuordnung, Analyse und KI-Unterstützung arbeiten mit Wahrscheinlichkeiten. Ergebnisse können unvollständig, veraltet oder falsch sein. Automatisch erzeugte Vorschläge dürfen erst nach sachlicher, rechnerischer und steuerlicher Prüfung durch eine qualifizierte Person übernommen werden. Hinweise zu Liquidität, Kapital oder Steuern sind unverbindliche Auswertungen eingegebener Daten.
Angaben zu GoBD-Unterstützung bedeuten, dass Funktionen auf eine ordnungsgemäße Nutzung ausgerichtet sind. Die GoBD-Konformität des konkreten Buchführungsverfahrens hängt auch von Organisation, Konfiguration, Verfahrensdokumentation und Nutzung durch den Kunden ab und wird nicht pauschal garantiert.
8. Drittanbieter und Schnittstellen
Für freiwillig aktivierte Funktionen können Leistungen Dritter erforderlich sein, etwa Banken, Open-Banking-Anbieter, Stripe, Resend, OpenAI, DATEV-kompatible Systeme oder vom Kunden gewählte KI-Assistenten. Die Verfügbarkeit und Datenqualität solcher Drittleistungen kann der Anbieter nicht vollständig steuern.
Soweit ein Drittanbieter im eigenen Namen Leistungen gegenüber dem Kunden erbringt, gelten dessen Bedingungen zusätzlich. Änderungen, Sperren oder Ausfälle einer Drittschnittstelle können Anpassungen oder die Einstellung der betroffenen Integration erforderlich machen. Der Anbieter wird zumutbare Maßnahmen zur Fehlerbehebung oder Bereitstellung einer Alternative ergreifen.
9. Preise, Abrechnung und Zahlungsverzug
Es gelten die beim Bestellabschluss angezeigten Netto-Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Monatstarife werden monatlich, Jahrestarife jährlich im Voraus über Stripe abgerechnet. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Der Kunde ermächtigt den Zahlungsdienst zur Belastung des gewählten Zahlungsmittels.
Ist eine Zahlung fällig und trotz angemessener Nachfrist nicht möglich, darf der Anbieter den Zugang vorübergehend beschränken. Zahlungspflicht, Verzugszinsen und weitere gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt. Eine Sperre unterbleibt, wenn der Kunde den Anspruch nachvollziehbar bestreitet und einen unbestrittenen Teil bezahlt.
Der Anbieter kann Preise für künftige Verlängerungszeiträume mit mindestens sechs Wochen Vorlauf in Textform ändern. Bei einer Erhöhung kann der Kunde zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Individuelle Enterprise-Angebote bleiben unberührt.
10. Laufzeit und ordentliche Kündigung
Ein monatlicher Tarif läuft zunächst einen Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn er nicht zum Ende des laufenden Zeitraums gekündigt wird. Ein Jahrestarif läuft zunächst zwölf Monate und verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht spätestens 14 Tage vor Ende des Zeitraums gekündigt wird.
Die Kündigung ist über das Stripe-Kundenportal oder in Textform an support@companyfin.de möglich. Maßgeblich ist der Zugang. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen.
11. Sperrung und außerordentliche Kündigung
Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei schwerwiegender oder wiederholter vertragswidriger Nutzung, Gefährdung von Systemen oder Dritten, rechtswidrigen Inhalten, unbefugter Weitergabe von Zugängen oder erheblichem Zahlungsverzug vor. Soweit zumutbar, wird vor Sperrung oder Kündigung eine Abhilfefrist gesetzt.
Sofortmaßnahmen sind zulässig, wenn sie zur Abwehr akuter Sicherheits-, Rechts- oder Missbrauchsrisiken erforderlich sind. Die Maßnahme wird auf das erforderliche Maß beschränkt und aufgehoben, sobald der Grund entfällt.
12. Datenexport und Folgen der Vertragsbeendigung
Der Kunde muss Daten vor Vertragsende über verfügbare Exportfunktionen sichern. Nach Vertragsende kann der Zugang deaktiviert werden. Soweit im Angebot oder AVV keine andere Frist vereinbart ist, hält der Anbieter Kundendaten noch 30 Tage zur Herausgabe bereit und löscht sie anschließend im regulären Verfahren, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten und gesperrter Sicherungskopien.
Eine Löschung des Benutzerkontos kann unmittelbar und unwiderruflich wirken und ein aktives Abonnement beenden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden entfallen dadurch nicht. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, Kundendaten allein zur Erfüllung eigener Pflichten des Kunden länger zu speichern.
13. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Für Verarbeitungen des Anbieters als Verantwortlicher gilt die Datenschutzerklärung. Stellt der Kunde personenbezogene Daten Dritter ein, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt für Rechtmäßigkeit, Betroffeneninformationen, Löschkonzept und Weisungen verantwortlich.
Der Anbieter darf Unterauftragsverarbeiter nach Maßgabe des AVV einsetzen. Datenschutz und Informationssicherheit sind eine gemeinsame Verantwortung; absolute Sicherheit oder ein vollständig risikofreier Betrieb können nicht zugesagt werden.
14. Nutzungsrechte und Feedback
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, CompanyFin im vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Rechte an Software, Dokumentation, Designs, Marken und generischen Verfahren verbleiben beim Anbieter beziehungsweise Lizenzgebern.
Der Kunde behält alle Rechte an seinen Daten. Er räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung notwendigen Verarbeitungsrechte ein. Freiwilliges Feedback darf der Anbieter ohne Offenlegung vertraulicher Kundendaten zur Produktverbesserung nutzen.
15. Mängelansprüche
Es gelten die gesetzlichen Vorschriften mit folgenden Maßgaben: Der Kunde meldet reproduzierbare Mängel unverzüglich und beschreibt sie nachvollziehbar. Der Anbieter darf zunächst nach eigener Wahl nachbessern oder eine zumutbare Umgehungslösung bereitstellen. Schlägt die Nacherfüllung fehl, bleiben Minderung und Kündigungsrechte unberührt.
Kein Mangel liegt vor, wenn eine Störung wesentlich durch nicht unterstützte Systeme, kundenseitige Änderungen, fehlerhafte Eingaben, Drittanbieter oder vertragswidrige Nutzung verursacht wird. Eine verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.
16. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, wegen schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien sowie bei arglistigem Verschweigen.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Für vom Kunden zu prüfende KI-, Texterkennungs-, Zuordnungs-, Buchungs- oder Analyseergebnisse haftet der Anbieter nur nach den vorstehenden Regeln. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch pflichtwidrig unterlassene Prüfung, fehlende Datensicherung, unsichere Zugangsdaten oder unzulässige Drittsysteme des Kunden mitverursacht wurden; § 254 BGB bleibt unberührt.
Die Beschränkungen gelten auch zugunsten von Organen, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen.
17. Ansprüche Dritter
Der Kunde stellt den Anbieter von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die auf vom Kunden zu vertretenden rechtswidrigen Inhalten, fehlenden Rechten, Datenschutzverstößen oder vertragswidriger Nutzung beruhen. Dies umfasst angemessene Kosten der Rechtsverteidigung. Voraussetzung ist, dass der Anbieter den Kunden unverzüglich informiert, keine nachteiligen Anerkenntnisse ohne Abstimmung abgibt und eine angemessene Mitwirkung ermöglicht.
18. Vertraulichkeit
Beide Parteien behandeln nicht öffentliche kaufmännische, technische und organisatorische Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Ausgenommen sind nachweislich bekannte, öffentlich bekannte, rechtmäßig von Dritten erlangte oder unabhängig entwickelte Informationen.
Gesetzlich erforderliche Offenlegungen bleiben zulässig; soweit rechtlich erlaubt, wird die andere Partei vorab informiert. Die Verpflichtung gilt für drei Jahre nach Vertragsende, für Geschäftsgeheimnisse solange deren Schutzvoraussetzungen bestehen.
19. Höhere Gewalt
Keine Partei haftet für Verzögerungen aufgrund unvorhersehbarer, außerhalb ihres zumutbaren Einflusses liegender Ereignisse, etwa Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, großflächige Telekommunikations- oder Energieausfälle, Arbeitskämpfe, Pandemien oder erhebliche Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen. Zahlungspflichten für bereits erbrachte Leistungen bleiben unberührt. Dauert das Ereignis länger als 30 Tage, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil kündigen.
20. Änderungen dieser AGB
Der Anbieter kann diese AGB aus triftigem Grund ändern, insbesondere wegen Rechtsänderungen, Sicherheitsanforderungen, neuer Funktionen oder geänderter Drittanbieter, soweit das vertragliche Gleichgewicht nicht unangemessen zulasten des Kunden verschoben wird. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt.
Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen kann der Kunde bis zum Inkrafttreten kündigen. Schweigen gilt nur dann als Zustimmung, wenn dies rechtlich zulässig ist, der Kunde ausdrücklich auf Änderungsinhalt, Frist, Folgen des Schweigens und Kündigungsrecht hingewiesen wurde und die Änderung keine wesentliche Hauptleistungspflicht oder das Entgelt betrifft. Andernfalls wird aktive Zustimmung eingeholt.
21. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Wiesbaden, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. Zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.
Die Abtretung von Ansprüchen bedarf der Zustimmung der anderen Partei; § 354a HGB und die Abtretung von Geldforderungen bleiben unberührt. Aufrechnung und Zurückbehaltung sind mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder synallagmatisch verbundenen Ansprüchen zulässig.
Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Regelungen. Rechtserhebliche Erklärungen können an support@companyfin.de gerichtet werden.