1. Das DATEV-EXTF Format im Detail
Das DATEV-Format (EXTF = Externer Formatstandard) ist eine standardisierte CSV-Textdatei mit streng definierten Kopf- und Datenzeilen. Es ist die universelle Schnittstelle zwischen Drittanbieter-Software und den Kanzleiprogrammen der DATEV eG.
Eine gültige DATEV-EXTF-Datei besteht aus:
- DATEV-Header (Zeile 1): Technische Spezifikationskennung, Format-Version (z. B. 700), Datenkategorie (21 = Buchungsstapel) und Zeichensatz.
- Metadatenzeile (Zeile 2): Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge (standardmäßig 4-stellig) und Buchungsdatum von/bis.
- Feldbezeichner (Zeile 3): Die standardisierten Spaltenüberschriften (Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext etc.).
- Buchungszeilen (ab Zeile 4): Die eigentlichen Geschäftsvorfälle nach GoBD-Vorgaben formatiert.
2. Prüfroutinen vor dem Export
Bevor Sie den Export für den abgelaufenen Monat starten, sollten Sie folgende Kontrollschritte in CompanyFin durchführen:
| Prüfschritt | Ziel | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Offene Banktransaktionen | 0 ungeklärte Posten | Alle Umsätze auf den Geschäftskonten müssen einem Beleg oder einer Umbuchung zugeordnet sein. |
| Umsatzsteuer-Prüfung | Korrekte Steuerschlüssel | Prüfen, ob bei EU-Eingangsrechnungen der § 13b BU-Schlüssel (Reverse Charge) korrekt gesetzt ist. |
| Belegbild-Vollständigkeit | 100 % Belegquote | Sicherstellen, dass jede Buchung über eine angehängte PDF- oder Bilddatei verfügt. |
| Verrechnungskonten | Ausgeglichene Salden | Private Auslagen von Gesellschaftern über das Verrechnungskonto 3600 bzw. 1360 abstimmen. |
3. Digitale Belegbild-Verknüpfung
Der größte Effizienzgewinn entsteht, wenn der Steuerberater nicht nur Buchungszeilen erhält, sondern jede Buchung direkt mit dem dazugehörigen Belegbild verknüpft ist:
- Beleglink (GUID): In der EXTF-Datei wird in der Spalte Beleglink eine eindeutige Dokumenten-ID (GUID) hinterlegt.
- Belegstapel-Archiv: CompanyFin bündelt alle Belege des Monats in einem ZIP-Archiv, zusammen mit einer
document.xmlStrukturdatei. - Direkter Klick in DATEV: Wenn die Kanzlei eine Buchung im Journal anklickt, öffnet sich das Belegbild automatisch auf dem zweiten Bildschirm. Lästiges Suchen in Papierordnern oder separaten E-Mails entfällt vollständig.
4. Export in CompanyFin durchführen
Das Erstellen des Exportpakets ist in drei einfachen Schritten erledigt:
- 1. Monat auswählen: Navigieren Sie zu Export & DATEV und wählen Sie den abzuschließenden Monat (z. B. März 2026).
- 2. Validierung starten: Klicken Sie auf Prüfen & Validieren. Das System prüft automatisch auf fehlende Pflichtfelder, unvollständige Belege oder rechnerische Differenzen.
- 3. DATEV-Paket herunterladen: Klicken Sie auf DATEV-Stapel exportieren. Sie erhalten die
EXTF_Buchungsstapel.csvsowie das Belegpaket.
5. Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Geben Sie Ihrer Steuerkanzlei die folgende Kurzanleitung an die Hand, falls diese zum ersten Mal Daten aus CompanyFin einliest:
- In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen den Mandanten und das entsprechende Geschäftsjahr öffnen.
- Im Menü auf Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung klicken.
- Als Quellverzeichnis den Ordner mit der exportierten EXTF-Datei auswählen.
- Den Buchungsstapel markieren und auf Importieren klicken.
- Unter Erfassen → Belege buchen den importierten Stapel öffnen und auf Stapel verarbeiten / festschreiben klicken.
6. Typische Importfehler & Lösungen
Sollte die DATEV-Prüfung beim Import einen Fehler melden, liegt dies meist an einer der folgenden Ursachen:
| DATEV Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| "Mandantennummer stimmt nicht überein" | In CompanyFin ist eine andere Mandantennummer hinterlegt als in der Kanzlei. | Mandantennummer in CompanyFin unter Einstellungen → Stammdaten korrigieren und Export erneut erzeugen. |
| "Sachkonto nicht im Kontenplan vorhanden" | Ein individuelles Aufwandskonto wurde in DATEV noch nicht angelegt. | Kanzlei legt das Sachkonto in DATEV an oder das Konto wird in CompanyFin auf ein Standardkonto umgestellt. |
| "Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres" | Belegdatum stimmt nicht mit dem gebuchten Wirtschaftsjahr überein. | Belegdatum prüfen und der korrekten Buchungsperiode zuordnen. |