1. Was bedeuten die GoBD in der Praxis?
Die Abkürzung GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich um eine bindende Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Die GoBD konkretisieren die gesetzlichen Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238 ff. HGB) und der Abgabenordnung (§§ 145 ff. AO) für das digitale Zeitalter. Sie gelten ausnahmslos für jeden Unternehmer – von der UG über den Mittelständler bis zum Großkonzern.
2. Die 4 Säulen der GoBD-Compliance
Ein digitales Belegmanagementsystem muss vier grundlegende Schutzziele technisch und organisatorisch gewährleisten:
- 1. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss von der Entstehung des Belegs über die Buchung bis zum Jahresabschluss und der Steuererklärung lückenlos nachvollziehbar sein (Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg).
- 2. Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen lückenlos und ohne Auslassungen erfasst werden. Unterdrückung oder Aussonderung von Rechnungen ist unzulässig.
- 3. Richtigkeit & Zeitgerechtheit: Buchungen und Belege müssen zeitnah erfasst werden. Für unbare Geschäftsvorfälle gilt eine Erfassungsfrist von maximal 10 Tagen; Bareinnahmen sind täglich aufzuzeichnen.
- 4. Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Einmal abgelegte Dokumente und festgeschriebene Buchungsdaten dürfen nicht mehr unbemerkt geändert, überschrieben oder gelöscht werden können. Etwaige Korrekturen müssen als eigenständige Stornobuchung mit Historie protokolliert werden.
3. Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
Nicht jedes Dokument muss gleich lang aufbewahrt werden. Der Gesetzgeber unterscheidet strikt zwischen einer 10-jährigen und einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist:
| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | Hauptbuch, Eröffnungsbilanzen, GuV, Lageberichte, Summen- und Saldenlisten |
| Buchungsbelege & Rechnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Bankkontoauszüge, Reisekostenabrechnungen |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 & 3 AO | Kaufverträge, Auftragsbestätigungen, Reklamationsschreiben, Preisverhandlungen |
| Sonstige steuerliche Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO | Kalkulationsunterlagen, Lohnsteuerunterlagen, Stundennachweise |
4. E-Rechnungen (PDF, XML & ZUGFeRD)
Mit der zunehmenden Digitalisierung und der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland gewinnt das Format der Rechnung entscheidende Bedeutung:
Das Verbot des Medienbruchs
Ein weit verbreiteter, gravierender Fehler: Ein Unternehmen erhält eine Rechnung als PDF per E-Mail, druckt sie aus, heftet das Papier im Ordner ab und löscht die E-Mail oder die PDF-Datei.
Dies ist nach den GoBD unzulässig! Elektronisch empfangene Dokumente müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind (GoBD Rz. 119). Der Ausdruck auf Papier ist lediglich eine Kopie – das steuerliche Original ist die elektronische Datei. Wird diese gelöscht, gilt die Rechnung als vernichtet, was den Verlust des Vorsteuerabzugs zur Folge hat.
Strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung)
Bei modernen hybriden E-Rechnungsformaten (wie ZUGFeRD) besteht die Datei aus einer sichtbaren PDF-A-3 Komponente und einem eingebetteten, strukturierten XML-Datensatz. Nach den GoBD muss der gesamte strukturierte Datensatz unverändert aufbewahrt und maschinell auswertbar bereitgehalten werden.
5. Ersetzendes Scannen & Vernichtung
Darf man Papierbelege (wie Tankquittungen, Restaurantbelege oder postalische Rechnungen) nach dem Einscannen vernichten? Ja, durch sogenanntes ersetzendes Scannen.
Voraussetzung ist, dass das Verfahren den GoBD-Anforderungen entspricht:
- Vollständige und lesbare Erfassung: Scan-Qualität (Auflösung und Farbechtheit) muss so gewählt sein, dass alle Prüfvermerke, Stempel und Texte identisch zum Original lesbar sind.
- Integritätsschutz: Das gescannte Dokument muss unveränderbar in einem manipulationssicheren Archivsystem gespeichert werden.
- Organisatorischer Prozess: Es muss festgelegt sein, wer scannt, wer die Lesbarkeit prüft und wann die physische Vernichtung freigegeben wird.
6. Die Verfahrensdokumentation
Nach den GoBD (Rz. 151 ff.) muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine verständliche und aktuelle Verfahrensdokumentation vorliegen. Sie beschreibt, wie Belege im Unternehmen erfasst, digitalisiert, verarbeitet, archiviert und gegen Verlust geschützt werden.
Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht aus vier Modulen:
- Allgemeine Beschreibung: Unternehmensprofil, IT-Architektur und eingesetzte Buchhaltungssoftware.
- Anwenderdokumentation: Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter (z. B. "Wie lade ich Belege in CompanyFin hoch?").
- Technische Systemdokumentation: Speichermedien, Schnittstellen (DATEV, Banken-APIs), Cloud-Standorte und Backup-Strategien.
- Betriebsdokumentation: Zugriffsberechtigungen, Protokollierung von Änderungen und Kontrollen.
7. Prüfungszugriff (Z1, Z2, Z3)
Kündigt das Finanzamt eine Außenprüfung an, hat der Betriebsprüfer nach § 147 Abs. 6 AO das Recht auf Einsicht in die elektronisch gespeicherten Daten. Die GoBD unterscheiden drei Zugriffsarten:
| Zugriffsart | Bezeichnung | Praktische Umsetzung |
|---|---|---|
| Z1: Unmittelbarer Datenzugriff | Leserechte am System | Der Prüfer erhält einen separaten, schreibgeschützten Gast-Account in Ihrer Buchhaltungssoftware, um Belege und Konten einzusehen. |
| Z2: Mittelbarer Datenzugriff | Auswertung nach Vorgabe | Das Unternehmen oder der Steuerberater führt im System Auswertungen und Filterungen nach den Wünschen des Prüfers durch. |
| Z3: Datenträgerüberlassung | Export zur IDEA-Analyse | Die steuerlichen Daten werden auf einem Datenträger (z. B. als DATEV-Export, CSV oder GDPdU/GoBD-Export) übergeben, damit der Prüfer sie in seine Prüfsoftware (IDEA) einlesen kann. |
Mit CompanyFin sind Sie für jede Zugriffsart vorbereitet: Belegdaten und Buchungen lassen sich strukturiert exportieren, und Belege sind dauerhaft mit den zugehörigen Banktransaktionen und Buchungssätzen verknüpft.