1. Was bedeutet AfA? (§ 7 EStG)
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die dem Unternehmen dauerhaft dienen (wie Laptops, Maschinen, Büromöbel oder Software), verlieren durch Nutzung und Alterung kontinuierlich an Wert. Steuerrechtlich dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten daher in der Regel nicht sofort im Anschaffungsmonat in voller Höhe als Aufwand abgezogen werden.
Stattdessen erfolgt die Verteilung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA) nach § 7 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG).
2. Sofortabschreibung für Hardware & Software
Früher mussten Computer und Laptops stur über eine amtliche Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben werden. Mit dem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 (ergänzt am 22. Februar 2022) hat das Bundesfinanzministerium eine revolutionäre Erleichterung für die Digitalwirtschaft geschaffen:
Begünstigt sind unter anderem:
- Desktop-PCs, Notebooks, Workstations, Dockingstations
- Server, Netzwerkhardware, Firewalls, Switches
- Monitore, Beamer, Tastaturen, Mäuse, externe Speicher/NAS
- Standard-Anwendersoftware, ERP-Lizenzen, Entwickler-Tools, Betriebssysteme
3. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) 2026
Für Wirtschaftsgüter, die nicht unter das Digital-BMF-Schreiben fallen (z. B. Bürostühle, Schreibtische, Kaffeemaschinen, Werkzeuge), greifen die klassischen GWG-Regeln nach § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG:
| Netto-Anschaffungskosten | Steuerliche Behandlung | Erfassung im Anlagenverzeichnis |
|---|---|---|
| Bis 250,00 EUR | Sofortaufwand (z. B. Bürobedarf, Kleingeräte) | Nein (direkte Buchung als Betriebsausgabe) |
| 250,01 bis 800,00 EUR | Klassisches GWG Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr | Ja (Aufnahme in das GWG-Verzeichnis) |
| 250,01 bis 1.000,00 EUR (Wahlrecht) | Sammelposten Lineare Pool-Abschreibung über 5 Jahre (20 % p.a.) | Ja (im Sammelposten-Verzeichnis) |
| Über 800,00 EUR (bzw. über 1.000 EUR) | Reguläre AfA nach amtlicher AfA-Tabelle | Ja (individuelles Anlagegut mit Restbuchwert) |
4. Amtliche AfA-Tabellen im Überblick
Für Wirtschaftsgüter außerhalb von IT und GWG gibt das Bundesfinanzministerium verbindliche amtliche AfA-Tabellen für die gewöhnliche Nutzungsdauer heraus:
| Wirtschaftsgut | Amtliche Nutzungsdauer | Jährlicher AfA-Satz (linear) |
|---|---|---|
| Büromöbel (Schreibtische, Schränke) | 13 Jahre | 7,69 % |
| Bürostühle | 13 Jahre | 7,69 % |
| PKW / Firmenwagen | 6 Jahre | 16,67 % |
| Smartphones (sofern nicht Digital-AfA) | 5 Jahre (Handelsrecht) / 1 Jahr (BMF Steuerrecht) | 20 % bzw. 100 % |
| Klimageräte / Lüftungsanlagen | 11 Jahre | 9,09 % |
5. Buchungsbeispiele in SKR04
Ein MacBook Pro wird im Mai 2026 für 2.500 EUR netto (2.975 EUR brutto) per Banküberweisung gekauft.
| Seite | SKR04 Konto | Bezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|
| Soll | 0650 | Büroeinrichtung / EDV-Hardware | 2.500,00 EUR |
| Soll | 1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 475,00 EUR |
| Haben | 1800 | Bank | 2.975,00 EUR |
| Seite | SKR04 Konto | Bezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|
| Soll | 6220 | Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz) | 2.499,00 EUR |
| Haben | 0650 | Büroeinrichtung / EDV-Hardware | 2.499,00 EUR |
*Hinweis: Es verbleibt ein Erinnerungswert von 1,00 EUR auf Konto 0650, solange das Gerät im Unternehmen vorhanden ist.
6. Das digitale Anlagenverzeichnis
Nach § 141 AO und den GoBD muss jedes Unternehmen ein fortlaufendes Anlagenverzeichnis (Anlagespiegel) führen. Dieses enthält:
- Genaue Bezeichnung des Guts (Hersteller, Modell, Seriennummer)
- Anschaffungsdatum und Rechnungsbeleg (verknüpftes PDF)
- Anschaffungskosten netto
- Nutzungsdauer in Monaten
- Jährliche Abschreibungsbeträge und Restbuchwert zum Bilanzstichtag
In CompanyFin erfassen Sie Anlagegüter mit einem Klick aus der Eingangsrechnung: Das System berechnet die monatliche AfA automatisch und übergibt die Werte beim DATEV-Export fehlerfrei an Ihre Steuerkanzlei.